Порядок согласования договоров
Процедура согласования договора является одной из самых важных составляющих в процессе заключения и исполнения договора. Ведь от того, насколько верно со всех точек зрения будет составлен договор (юридической, финансовой, налоговой), зависит, насколько организация, инициировавшая его оформление, будет защищена при возникновении непредвиденных обстоятельств.
Цель проведения процедуры согласования договора
Согласование проекта договора преследует цель не просто составить договор, удовлетворяющий обе стороны – заказчика и исполнителя — в части поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ, а также в части оплаты, но и провести анализ финансовых и юридических аспектов для дальнейшей минимизации возможных рисков, связанных с исполнением соглашения. Поэтому так важно соблюдать порядок согласования договоров, а также понимать всю ответственность, накладываемую на начальников подразделений, участвующих в данном процессе.
Порядок согласования договоров в организации
Любое структурное подразделение организации при возникновении служебной необходимости может выступать в качестве инициатора оформления и заключения договора. При этом начальник подразделения несет персональную ответственность за разработку проекта соглашения.
Проект договора должен в обязательном порядке пройти согласование в таких подразделениях, как:
- юридический отдел,
- бухгалтерия,
- финансовое подразделение,
- служба делопроизводства,
- и при необходимости других.
Без визы начальников данных подразделений никакой проект не может быть представлен руководителю на утверждение. При этом каждое из перечисленных подразделений может вносить мотивированные изменения в проект, как в части, касающейся деятельности самого подразделения, так и в части общих вопросов.
Все замечания оформляются в письменном виде и вместе с проектом возвращаются в подразделение-инициатор для дальнейшей доработки. И только после того, как все недочеты будут исправлены, проект будет отправлен на повторное согласование, и все визы начальников обязательных для согласования подразделений будут получены, договор направляется на утверждение руководителю.
Области ответственности подразделений при согласовании договоров
Порядок согласования договора требует от подразделения-инициатора подготовить целый пакет документов для дальнейшего рассмотрения другими службами. В пакет входят такие документы, как:
- служебная записка, в которой дается обоснование необходимости приобретения материальных ценностей, услуг или выполнения определенных работ;
- техническая документация, содержащая технические требования, предъявляемые к предмету договора;
- исследование конъюнктуры рынка на предмет формирования цены договора;
- проект договора.
Далее пакет документов направляется в юридический отдел, где происходит проверка проекта соглашения на соответствие действующему законодательству, учредительным документам самой организации, а также изучение правоустанавливающих документов предполагаемого исполнителя с целью получения ответа о правомерности подписи его уполномоченного представителя и возможности взыскания задолженности при дальнейшем возникновении неблагоприятных ситуаций.
Финансово-экономической службой проводится анализ экономической целесообразности заключения договора, цены, указанной в конъюнктурной справке, проверка наличия денежных средств для оплаты приобретаемых товаров, услуг или работ, сроков и условий оплаты, соответствия текста соглашения требованиям действующих инструкций.
Служба делопроизводства контролирует соответствие структуры проекта действующим в организации нормативным документам, стилистические и грамматические аспекты, а также оформление идентификационных реквизитов документа.