Как организовать рабочую встречу: 13 важных советов

Часто при упоминании рабочих встреч и совещаний люди закатывают глаза. У многих они ассоциируются с бесполезной тратой времени. Один человек сыплет бессмысленными терминами, а остальные листают под столом соцсети или дремлют с открытыми глазами.

Но вот в чём секрет: если вы не любите совещания, это потому что у вас просто нормального не было.

Правильные встречи не тратят ваше время, а экономят. Ведь в ходе них вы обсуждаете действительно важные вопросы, понимаете, что происходит у ваших коллег. А в итоге сообща находите простые и правильные пути, как вместе прийти к финалу проекта.

Как осуществляется организация рабочей встречи? Давайте разбираться.

Планируйте ход совещания

Ценность любой встречи во многом зависит от количества решений, которые вы примете по её итогам. А потому у неё должна быть повестка. Если вы собираетесь ради того, чтобы поставить галочку в графе «совещание», пользы это точно не принесёт. Встречаться «на всякий случай, вдруг у кого появятся вопросы» — впустую тратить время.

Необходимо подготовиться и составить список тем, которые вы хотите обсудить. А если говорить не о чем, смело откладывайте совещание до лучших времён.

Дайте подготовиться другим

Если список тем готов, не делайте из него великой тайны. Дайте участникам совещания подготовиться, чтобы высказаться и задать свои вопросы. В конце концов, ваша цель — не уличить кого-то в незнании предмета, а получить максимум информации о текущей ситуации и на основе этого принять хорошие решения.

Собирайтесь узким кругом

Зовите на совещание тех, кто действительно влияет на проект на текущем этапе. Остальным просто будет нечего сказать, и вы впустую потратите их время. Тот же результат вы получите, если пригласите слишком много участников. Все не успеют высказаться или, наоборот, будут говорить одновременно. 

Назначайте встречу на правильное время

Здесь всё зависит от рабочего расписания в вашей компании. Если сотрудникам разрешается приходить в разное время, не назначайте совещание на раннее утро. Многим придётся сделать сверхусилие, чтобы успеть на встречу. Плохая идея — собрать всех перед обедом или концом рабочего дня. У людей могут быть планы, которые разрушатся, если вы не закончите в срок.

Впишите совещание в привычный распорядок дня коллег. Самый простой способ найти подходящее время — просто всех спросить. Это несложно, ведь вы читали предыдущий пункт и позвали всего несколько человек.

Кадр из сериала «Офис»

Дайте высказаться всем

Не превращайте совещание в стендап одного комика. Просто сообщить информацию можно кучей других способов, например, письмом. Вы здесь собрались именно для обсуждения.

Модерируйте дискуссию

Или назначьте ответственного за это. Живые обсуждения так и норовят перерасти чёрт знает во что. Не давайте им утекать в нерабочее русло, следите за «экологичностью» беседы. Например, команда нарушила сроки, и сотрудники начинают перекладывать вину друг на друга. Много ли в этом смысла? Не очень. Гораздо важнее выяснить, почему так произошло и что делать, чтобы всё исправить.

Создайте обстановку для мозговых штурмов

Позвольте участникам накидывать в обсуждение все идеи, пришедшие в голову, вне зависимости от того, насколько они странные или смешные. Для этого нужно создать позитивную атмосферу. Если какие-то предложения будут вышучиваться или с ходу подвергаться критике, лучшие идеи так и останутся лишь в головах.

Делайте презентации только тогда, когда они действительно нужны

Иллюстрации действительно привлекают внимание. Но если на слайдах в основном картинки со стоков, а полезный текст умещается в полстроки, можно безболезненно обойтись без презентаций. Меньше украшательств, больше дела.

Попросите убрать гаджеты

Отключить звук недостаточно. Во-первых, телефоны вибрируют достаточно громко, чтобы мешать окружающим. Во-вторых, уведомления — а их за час придёт немало — вызывают большой соблазн немедленно прочесть сообщение, а то и ответить на них. В итоге то один, то другой участник встречи будет отвлекаться, и от этого пострадает продуктивность.

Следите за временем

Если встреча затянется, проблемы будет создавать как минимум сама физиология человека. Долго сидеть без движения неудобно, сохранять сосредоточенность — невозможно. Вспомните: пара в университете длится полтора часа не просто так.

Так что не рассчитывайте на шестичасовое продуктивное совещание. А если вопрос слишком объёмный, лучше встретиться ещё раз, чем сидеть до победного.

Записывайте всё сказанное

Надеяться, что все всё запомнят, наивно. Поэтому важно, чтобы кто-то фиксировал происходящее. Вы этого не можете — вы модерируете дискуссию. Заранее договоритесь с кем-то, чтобы он взял записи на себя. Они определённо пригодятся — хотя бы для следующего пункта.

Поделитесь итогами

Вроде бы все эти люди были на одной и той же встрече, но почему на следующий день создаётся впечатление, что каждый был на какой-то своей? Не дайте этому произойти, разошлите всем письмо с итогами совещания. Если там содержится список задач, пусть у каждой будет срок и ответственный за исполнение.

Не злоупотребляйте встречами

Даже если вы идеально организовываете встречи, не увлекайтесь. Они отнимают много сил и времени — как минимум нужно подготовиться, поучаствовать и проанализировать результаты. Если вместо работы вы будете постоянно совещаться, проект будет продвигаться очень медленно.