Как организовать и учесть доставку сотрудников к месту работы и обратно

Иногда рабочие места находятся довольно далеко от привычных транспортных магистралей, например, работа в загородных промышленных зонах, в пригородных супермаркетах и др. Случается, что график работы построен таким образом, что сам сотрудник вряд ли успеет добраться к началу рабочей смены или уехать домой после нее. И, наконец, некоторые компании включают развозку сотрудников на работу в условия трудового и/или коллективного договора.

Помимо правильной и эффективной организации прибытия к месту работы и отбытия с нее, нужно уделить внимание и учету расходов на этот «бонус». Чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий, траты должны быть обоснованы и правильно учтены в бухгалтерском балансе. Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Вопрос: Облагается ли страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний стоимость доставки работников до места работы и обратно (ст. ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ)?

Правовое обеспечение

Трудовой Кодекс РФ в ст. 301 предусматривает доставку сотрудников до места работы и назад в случае применения вахтового метода. Обязанность доставки персонала работодателем также прописана в некоторых отраслевых соглашениях.

Во всех остальных случаях это право, а не обязанность работодателя. Оно закрепляется во внутренних нормативных документах, например, в колдоговоре, и при этом должно быть обосновано производственной необходимостью.

Вопрос: При каких условиях доставка (оплата проезда) сотрудников к месту работы и обратно признается расходом для целей налога на прибыль (п. 25 ч. 2 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ)?

Как можно организовать доставку

У работодателя есть несколько возможностей для облегчения сотрудникам проблемы, связанной с расстояниями, временем и транспортом, необходимыми для того, чтобы своевременно добраться до рабочего места, а по окончании работы уехать домой.

1. Компенсация расходов на «самодоставку». Работодатель может прописать в трудовом договоре или специальном положении свою добрую волю в компенсации денежных трат сотрудников на проезд к месту работы и обратно. Как правило, речь идет о покрытии расходов на бензин и амортизацию собственного транспорта сотрудников, ведь наличие доступного общественного транспорта сняло бы проблему как таковую. В данной ситуации необходимо разработать регламент учета такой выплаты либо выплачивать один раз установленную фиксированную сумму.
2. Доставка собственным транспортом организации. Если в распоряжении фирмы есть транспорт, предназначенный для перевозки людей, либо она позволяет себе содержать в штате водителей и соответствующее количество единиц техники, то можно организовать доставку из пункта сбора или местожительства большинства сотрудников. Таких сборных пунктов может быть несколько, если доставку нужно производить из различных районов, а количество персонала велико.
3. Доставка сторонней организацией. Работодатель заключает договор с одной или несколькими транспортными компаниями на перевозку своих сотрудников. Чаще всего единицей такого соглашения является количество транспортных средств, а не перевезенных сотрудников.

Вопрос: Облагается ли НДС доставка сотрудников к месту работы и обратно (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ)?

Доставка – это расход

Какой бы способ организации доставки персонала ни выбрал работодатель, он несет определенные траты. Бухгалтерия должна правильно списать эти расходы для корректного определения базы налога на прибыль, чтобы у налоговых инспекторов не возникло претензий в их обоснованности. Также немаловажным является вопрос о необходимости отчислений с этих сумм взносов в страховые фонды.

Для решения вашего вопроса вам может потребоваться доступ к КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, вы можете воспользоваться нашей ссылкой для его получения.

Два условия для вычета трат на доставку из расчета налога на прибыль

Налоговый Кодекс РФ не предписывает исключать суммы, затраченные на доставку персонала, из учета налога на прибыль, каким бы образом он ни производился: компенсацией расходов на общественный или личный транспорт, ведомственными или арендованными транспортными средствами (п. 26 ст. 270 НК РФ). Но существует два условия, позволяющие исключить эти траты из налогового расчета.

1. Необходимость содействия в доставке обусловлена технологическими особенностями предприятия. В законе не раскрыты эти технологические особенности, но судебные прецеденты и разъяснения Минфина РФ позволили отнести к ним следующие (достаточно любой одной):
   • удаленное расположение организации от населенного пункта или остановки транспорта общего пользования (более 300-500 м);
   • неудобство существующих общественных маршрутов (их редкий или нерегулярный график, низкая пропускная способность и т.п.);
   • график работы организации предусматривает непрерывность или несколько рабочих смен;
   • предприятие работает круглосуточно или завершает рабочий день после окончания работы общественного транспорта;
   • характер работы не позволяет сотрудникам пользоваться общественным транспортом без соответствующей обработки (например, на строительной площадке, не оборудованной душевыми, рабочие не могут переодеться, а в загрязненной одежде ездить в общественном транспорте нельзя).
2. Работодатель прописал обязанность по доставке в трудовом или коллективном договоре с сотрудниками. Если производственной необходимости доставки при этом нет, то нужен будет персональный учет доставляемых работников с целью удержания с них НДФЛ и страховых взносов (поскольку, не тратясь на доставку, они получают определенный дополнительный доход).

К СВЕДЕНИЮ! Министерство финансов РФ настаивало на одновременном соблюдении обоих условий, но сложившаяся судебная практика утвердила обоснованность исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль при наличии хотя бы одного из этих факторов. Все же работодателю рекомендуется не пренебрегать внутренним правовым обоснованием доставки своего персонала и его соответствием технологическим характеристикам.