Как оборудовать комнату для переговоров
Важная часть современного рабочего процесса — проведение по видеосвязи переговоров, деловых встреч, тренингов и собраний с коллегами и партнёрами. Традиционным местом проведения таких мероприятий считают конференц-залы и переговорные комнаты. При этом помещения должны быть полностью оснащены специальным оборудованием, чтобы все участники могли свободно взаимодействовать.
В последнее время из-за современного ритма жизни и угроз COVID-19 всё большую силу набирает концепция BYOD (Вring your own device — «принеси собственное устройство»). В её рамках каждый участник использует личное устройство для участия в видеоконференциях. Несмотря на это, переговорные помещения любого размера по-прежнему пользуются спросом и не утратят актуальности ещё многие годы.
В зависимости от индивидуальных потребностей конкретной компании комплекс оборудования может состоять из системы видео-конференц-связи, устройств для демонстрации контента, устройств захвата изображения, аппаратуры для звукового сопровождения и устройств для захвата речи.
Рассмотрим отдельно каждую составляющую мультимедийного комплекса.
Определите тип переговорного помещения
Выделяют четыре типа переговорных помещений, которые различаются по размеру, назначению и вместительности: «аквариум», переговорная на час комната, конференц-зал и большой конференц-холл.
«Аквариум» — маленькое переговорное помещение для проведения аудио- и видеоконференций одним человеком или небольшой группой людей.
Переговорная комната — помещение небольшого или среднего размера, которое вмещает от трёх до десяти человек и занимает площадь не более 25–30 квадратных метров. Небольшая переговорная подходит для уединённой совместной работы и мозгового штурма, а в комнате среднего размера можно проводить совещания с коллегами и деловые встречи с клиентами.
Конференц-зал — более вместительное помещение, где проводят важные дискуссии и масштабные встречи с количеством участников от 10 до 50 человек.
Большой конференц-холл — просторное помещение, в котором проходят большие презентации или конференции. Вместимость такой комнаты может быть более 200 человек, поэтому в ней обязательно должно быть профессиональное звуковое оборудование и системы видеосвязи.
Подключите систему видео-конференц-связи для корпоративных коммуникаций
Видео-конференц-связь (ВКС-системы) — немаловажная часть коммуникаций в большинстве частных компаний и государственных учреждений. Она нужна, чтобы увеличивать эффективность работы организации и оптимизировать время переговоров. При этом видеосвязь помогает исключить расходы на командировки сотрудников и упрощает взаимодействие с удалёнными абонентами.
В переговорных помещениях и конференц-залах ВКС-системы применяют во время брифингов, обучающих семинаров, пресс-конференций и совместной работы с удалёнными участниками в любой точке мира.
Для проведения онлайн-встреч можно использовать как аппаратные ВКС-терминалы, так и программные решения, которые набирают популярность благодаря более низкой стоимости внедрения и простоте обслуживания.
Аппаратные устройства для видеосвязи, как правило, состоят из кодека, камеры с разрешением от HD до 4К и встроенного массива микрофонов. Управление происходит с помощью дистанционного пульта, в отличие от программных решений, которые, как правило, контролируются через веб-интерфейс.
Программные ВКС-решения разворачиваются на компьютере или серверном оборудовании для организации корпоративной связи между рабочими местами и переговорными помещениями. Использование ПО обеспечивает большую гибкость при выборе остального оборудования в зависимости от потребностей и бюджета компании.