Документооборот предприятия. Эффективный контроль возврата «первички»
Многие бухгалтера в своей работе встречаются с проблемой Контроля возврата документов. В данной статье перечисляются основные причины ее возникновения, а также анализируются пути решения с целью поиска наиболее простого и дешевого способа.
Почему же возникает такая проблема? И что мешает осуществлять надлежащий контроль? Рассмотрим несколько характерных ситуаций, которые возникают при плохо организованном документообороте на предприятии.
1. Типичным примером служит забывчивость менеджеров по продажам, когда они выставляют счета без оформлении договоров. Бухгалтера могут не заметить их отсутствие, т.к. в первую очередь отслеживают получение оплаты по счетам. А если вдруг отношения с клиентом доведут до суда, например, чтобы взыскать дебиторскую задолженность… В таких случаях отсутствие полного пакета документов может сильно повредить компании-продавцу.
2. Часто покупатели не возвращают товарные накладные или делают это с опозданием. Такое возможно, например, когда ТОРГ-12 отправляется клиенту вместе с товаром в запечатанных коробках сторонней транспортной компанией. Покупатель обязан подписать документы, поставить печать о отправить экземпляры продавца почтой или курьером. Нередко клиенты забывают это сделать, поэтому бухгалтерия поставщика вынуждена напоминать о возврате ТОРГ-12. Однако для этого требуется организовать эффективный контроль за документооборотом, иначе обязательно что-то будет пропущено.
3. Трудно приходится бухгалтерам, когда клиенты просят изменить реквизиты в накладных и счетах-фактурах, а также разбить одну накладную на несколько без изменения общей суммы. Так нередко поступают в бюджетных учреждениях, которые получают финансирование из разных источников. В результате появляется несколько редакций первичных документов, часть из которых надо выбросить. Вот здесь и появляется опасность допустить ошибку. Кроме того, подобная «возня» с бумагами отнимает много времени у бухгалтера.
Зачем нужен контроль возврата первичной документации?
Все бухгалтера знают, что ведение первичной документации — это первый этап формирования бухгалтерской и налоговой отчётности. Все опытные бухгалтера также знают, что неправильное заполнение или отсутствие первичных документов грозит отказом в возмещении НДС, доначислением налогов и наложением штрафов, потому что является грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.
Есть еще одна опасность — предъявление покупателями претензий в том, что товар не был отгружен и требование повторной отгрузки. Как частный случай — это отказ возврата продавцу полученного, но неоплаченного товара. От этого могут застраховать только первичные документы с печатью и подписью покупателя, большую часть из которых организация должна хранить не менее 5 лет.
Как же на практике бухгалтерии справляются с контролем возврата первичных документов?
Назначение ответственного лица. Во многих организациях разрабатывают четкие инструкции по организации документооборота. Однако, учитывая текучку кадров и прочие недоразумения, например, когда печатается несколько редакций первичных документов, этих мер недостаточно. Если организация работает со многими покупателями, то назначается ответственный человек, который ведет и отслеживает базу первичных документов. Остается, правда, пресловутый человеческий фактор — ведь ошибки будет оплачивать главный бухгалтер и организация.
Обслуживающие организации. Компании, которые пользуются услугами обслуживающих организаций на первый взгляд находятся в более выгодном положении, если в рамках оказываемых услуг проводится контроль наличия правильно оформленных первичных документов. Однако возникают резонные сомнения — насколько качественно проводится контроль, ведь при отсутствии надлежащих первичных документов пострадает фирма-продавец. Кстати, обслуживающие бухгалтерские компании прежде сами должны эффективно решить вопрос контроля за первичкой, иначе не смогут заслужить доверие клиентов.