Автоматизация процесса закупок

Процессы закупочной деятельности относятся к поддерживающим бизнес-процессам, однако их влияние на эффективность организации крайне высоко. Любая организация, ведущая активную деятельность, должна снабжаться всем необходимым для осуществления этой деятельности – от ручек и бумаги для офисных служащих до узлов и деталей, используемых при создании продукции. Причем этот процесс должен быть эффективен, экономичен и оперативен.

В крупных организациях процесс автоматизации закупок крайне сложен и включает не только непосредственно процессы конкурентных процедур выбора поставщика и коллегиального способа принятия решений о выборе наилучших условий приобретения товаров, работ, услуг, но и такие не менее важные как согласование факта закупки, корректировки планов и объектов закупки, разработка и согласование закупочной документации и так далее. Дополнительной сложности этому процессу добавляют жесткие корпоративные регламенты закупочных процедур и сжатые сроки принятия решений, нарушение которых может грозить различными неприятностями. И описанная ситуация еще больше осложняется для государственных предприятий или компаний с госучастием.

Компания обладает огромным опытом разработки и внедрения BPM систем любой сложности и готова предложить свою экспертизу для решения задач автоматизации процесса закупок и автоматизации обработки заявок в тендерно-договорной отдел Вашей организации.

Задачи

• Организация единой системы автоматизации закупок в организации.
• Обеспечение соблюдений регламентов закупочных процедур.
• Поддержка документооборота закупочной деятельности.
• Обеспечение работы тендерных комитетов и комиссий.
• Создание консолидированного интерфейса приема заявок на закупки, автоматизация обработки заявок.
• Планирование закупок.

Решение позволяет

• Планировать закупки на уровне подразделений или организации в целом.
• Создать единую точку обращения в службу закупок.
• Обеспечить подготовку конкурсной документации и ее согласование.
• Организовать работу коллегиальных закупочных органов в части поддержки принятия, протоколирования и исполнения решений.
• Обеспечить дальнейшую полноценную поддержку контрактной работы (контроль условий заключения контракта, контроль исполнения контракта) и интеграцию с договорным документооборотом.

Преимущества решения

• Решение поддерживает автоматизацию бизнес-процессов любой сложности.
• Решение поддерживает интеграцию с внешними площадками для публикации закупок.
• Решение поддерживает интеграцию с системами бюджетирования, системами автоматизации казначейства, учетными системами и иными корпоративными информационными системами.
• Использование электронной подписи в соответствии с №63- ФЗ «Об электронной подписи» обеспечит юридическую значимость принимаемых решений.
• Система информационной безопасности обеспечит защиту электронного документооборота и конфиденциальность хранения информации с нужным уровнем ограничения доступа.

Функциональные возможности

• Сбор потребностей подразделений в закупках.
• Формирование заявок внутренними заказчиками.
• Возможность формирования разных типов заказов (в свободной форме, по каталогу и т.д.).
• Консолидация и обработка заявок сервисными подразделениями.
• Сравнение суммы заявки с плановым бюджетом.
• Процесс согласования заявки.
• Автоматическое согласование для плановых закупок.
• Составление плана-графика закупок на год.

• Корректировка плана-графика закупки на год.
• Подготовка закупочной документации.
• Согласование конкурсной документации на закупку.
• Публикация документации, изменений и решения на площадках.
• Консолидация данных о закупках, сравнение с бюджетом.
• Ведение договорного документооборота.
• Контроль исполнения договорных обязательств.

Архитектура

• Клиент ОС, Web-клиент
• Платформа Docsvision 5
• Сервер приложений

• СУБД
• Интеграция с корпоративными информационными системами организации посредством стандартных шлюзов, веб-служб или API
• Web-ссылки на объекты Docsvision