Создание электронного архива документов
При автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива.
электронный архив документов организации — это централизованное хранилище всех документов организации. Также можно встретить и другие обозначения ЭА:
- СЭД (СЭДО) — система электронного документооборота;
- САД — система автоматизации документооборота;
- СУЭД — система управления электронным документооборотом (документами);
- ЭД — электронный документооборот.
Зачем же организации внедрять систему Электронного архива?
Все дело в том, что в условиях бумажного документооборота на некоторых этапах проблемы не возникают вообще или же это происходит очень редко. Например, любой квалифицированный специалист знает сроки хранения тех или иных видов документов. Но есть этапы в бизнес-процессах, где со сложностями сталкиваются многие предприятия.
Проблемы бумажного документооборота
Приведем список часто встречаемых проблем на этапе архивирования и работы с архивом бумажных документов:
Таблица 1 — Проблемы бумажного архива документов
| Проблема | Описание и последствия |
| Потеря документа | Проблема может возникнуть как до отправки документа в архив, так и после. Это чревато неприятностями и потерями для бизнеса. |
| Медленный поиск по архиву | Большое количество документов усложняет поиск нужного экземпляра и занимает много времени. Бухгалтер на протяжении нескольких часов может перебирать стопки бумаг. |
| Высокие затраты на аренду помещения | Для архива документов приходится арендовать или строить отдельные помещения — это лишние затраты, которых нужно избегать. |
| Отсутствие централизованного хранилища | Территориально разделенной сети представительств и филиалов одной организации необходимо либо организовывать несколько архивов на местах, либо же собирать все документы в одном месте, что неудобно и затратно. |
| Отсутствие возможности совместной работы с одним экземпляром документа | Нескольким сотрудникам нужно работать с одним документом, поэтому делаются копии — а это дополнительные финансовые затраты. Что делать, если в разных филиалах потребовался оригинал одного и того же документа одновременно? |
| Нет поддержки версионности документов | Если документ уже отправлен в архив, а позднее в него внесли изменения, то нужно старую версию заменить текущей. В таком случае нужно найти требуемый документ, оформить новый, списать старый. Может получиться так, что в архиве документ не заменен новой версией, что при налоговых проверках грозит штрафами и санкциями для бизнеса. |
| Отсутствует режим работы в реальном времени | Присутствуют затраты времени на поиск и отправку документов, а также доставку документов из архива и в архив. |
| Трудоемкий процесс подготовки налоговой и аудиторской отчетности | На подготовку к сдаче налоговой отчетности уходит много времени. Приходится искать востребованные документы, перебирая кипы бумаг. В территориально рассредоточенных филиалах сложности усугубляются рассредоточенностью документов. |
| Крайне низкий уровень конфиденциальности | Практически любой сотрудник может получить доступ к документу, который не предназначен для просмотра третьими лицами. |
| Неподготовленность архива к чрезвычайным ситуациям | В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, кража, стихийное бедствие), бумажный архив финансовых документов предприятия оказывается крайне незащищенным. |
| Низкий уровень структурированности | Зачастую документы отсортированы неверно, находятся не в тех местах, где должны. Это затрудняет дальнейшую работу с архивом. |
Методы решения проблем бумажного архивирования документов
Для решения проблем, сопровождающих бумажное архивирование документов, существует ряд методов:
- реорганизация всего бумажного архива;
- наем дополнительных сотрудников;
- автоматизация учета финансовой документации и автоматизация документооборота в целом.
Первый метод может дать лишь кратковременный положительный результат. Реорганизация архива — крупный проект для предприятий любого масштаба. Этому процессу должно предшествовать детальное обследование существующей системы с привлечением специализированных аналитиков. Далее следует анализ полученных результатов и разработка плана действий, которые будут предприняты во время реорганизации. После этого архивация документов будет проходить по новой схеме.
Чем плох процесс реорганизации архива
Рассмотрим, с какими проблемами и трудностями могут столкнуться организации, которые захотят использовать реорганизацию архива документов.
Необходимость в компетентном специалисте, способном провести обследование и последующую реорганизацию. Наем нового сотрудника — это дополнительные финансовые затраты. Это финансовые и временные затраты, очередная «волокита» с бумагами. Можно воспользоваться аутстаффингом или аутсорсингом специалистов, но это не дает вам 100% гарантии получить услуги высокого уровня. К тому же, брать в аренду одного сотрудника у специализированной компании — нецелесообразно.
После обследования архива возникают те же проблемы (нехватка компетентных сотрудников), но уже во время разработки новой внедряемой системы архивирования бумаг.
Новая система может решать существующие проблемы не в полной мере или решать их временно. На адаптацию сотрудников к новым правилам уйдет много времени, а до этого момента они будут допускать немало ошибок. То есть, нет гарантии того, что решив одни проблемы, не возникнут новые.
По этим причинам реорганизация процесса архивирования может принести негативный результат, принеся бизнесу немалый ущерб.
Наем дополнительных сотрудников — не лучший метод
Наем дополнительных сотрудников — это метод, который способен оптимизировать только отдельный локальный процесс. Снова нет гарантий, что новый сотрудник окажется квалифицированным. Помимо этого, под новых сотрудников необходимо расширять фонд оплаты труда и повышать расходы компании.
Автоматизация — самый эффективный метод
Внедрение электронного архива (ЭА) позволяет решить широкий ряд проблем, которые возникают на предприятиях, использующих систему бумажного хранения документации. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.
При организации системы ЭА возможно как архивирование, так и быстрый и оперативный поиск документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы ваших документов надежно защищены.
Внедрение системы электронного архива
Компания EFSOL занимается внедрением электронного архива. Наша система устанавливается на базе самой популярной в России учетной системы «1С:Предприятие» любых платформ и конфигураций с использованием высокотехнологичных инструментов от фирмы ABBYY. Система электронного архива документов позволяет создавать электронные копии всех документов предприятия с привязкой к транзакциям учетной системы, чтобы оптимизировать документооборот организации. Наш продукт позволяет решить вышеописанные проблемы, с которыми сталкиваются практически все предприятия на этапе хранения документов.