Закупки как бизнес-процесс

Бизнес-процесс «Закупка» начинается с выявления потребности предприятия в каких-либо товарах (ресурсах). Возможны два варианта потребностей: в новых товарах и в пополнении запасов закупавшихся ранее товаров.

Потребность в новом товаре может возникнуть в следующих случаях:

• отдел маркетинга или отдел продаж на основе анализа спроса покупателей или других исследований выявил неудовлетворенный спрос;
• на уровне руководства компании принято решение о развитии какого-то нового направления, требующего новых ресурсов;
• менеджер по закупкам наделен полномочиями и имеет достаточный опыт для принятия решений по развитию закупаемого ассортимента. Полномочия закупщика определяются ассортиментной политикой компании и фиксируются в должностной инструкции;
• предложение нового товара поставщиками или наличие такого товара у конкурентов.

Рассчитать объем заказа нового товара и управление закупками, по которому нет еще статистики продаж, — дело нелегкое. В торговле этот процесс усложняется некачественным описанием продукции и аннотацией, в которой не указаны основные отличительные особенности товара. При закупке товаров-новинок менеджер использует такие критерии, как тема, автор, цена, формат, мероприятия производителя по продвижению товара, сезонность спроса и пр.

Отметим, что закупки новых товаров не могут быть полностью автоматизированы, хотя компьютерные программы позволяют специалисту проанализировать данные о продажах аналогичных товаров и другую информацию. Тем не менее даже при закупке схожих позиций требуется учитывать изменение конъюнктуры рынка.

Как правило, при закупке новых товаров (если они широко не рекламируются) заказывается небольшое количество. Пробная партия берется для того, чтобы за одну-две недели проанализировать продажи и принять решение о дальнейшей судьбе этой позиции.

Повторная потребность в товаре возникает в том случае, когда товар закупался ранее и требуется пополнить уже существующий (или закончившийся) товарный запас. Повторные закупки бывают двух видов:

Стандартная повторная закупка

Она производится, когда:

• потребность в закупаемых товарах постоянная и регулярная;
• поставщики данного наименования товара хорошо известны;
• закупки совершаются по стандартной процедуре;
• существует отработанная, надежная технология поставки.

Функция закупщика в этом случае состоит в своевременной передаче поставщику заказов на товары. Понятно, что этот вид закупок может и должен быть автоматизирован в первую очередь. Однако в торговле стандартная повторная закупка применяется редко.

Модифицированная повторная закупка

характеризуется следующими особенностями:

• потребность в закупаемых товарах постоянная и регулярная, но объемы спроса непостоянны;
• требования покупателей к закупаемым товарам меняются достаточно быстро;
• существует необходимость в снижении затрат на закупки, улучшении сервиса со стороны поставщика.

В таких ситуациях менеджеры по закупкам играют важную роль, так как именно они принимают окончательное решение о необходимости, количестве закупаемых товаров и условиях поставки.

Для определения объема повторного заказа товаров необходимо знать два важных параметра: ожидаемый спрос на эти позиции и время, требуемое для их поступления в торговое предприятие. Это время измеряется от момента передачи заказа поставщику до момента выкладки товара в торговом зале, т. е. до того как товар стал доступен для приобретения конечным покупателем. Для оптовой торговой компании время, необходимое для поступления, имеет несколько иные границы — от заказа производителю до включения поступившего на склад товара в прайс-лист (т. е. до попадания в торговое предложение оптовика).

По самой простой формуле заказываемое количество экземпляров одного наименования товаров (К) можно рассчитать как произведение прогнозируемого значения ежедневных продаж (П) на прогнозируемое время выполнения заказа (З):

К = П * З

Например, если планируется продавать в среднем в день 2 штуки товара, а время реакции от поставщика 3 дня, то требуется заказать 6 штук.

Несмотря на то, что в этой простой формуле используется всего два параметра, необходимо учитывать, что ни один из них не является стабильным. Для более точного формирования заказов с учетом быстро меняющейся конъюнктуры менеджеру по закупкам торгового предприятия рекомендуется анализировать ежедневно (или по мере того как в информационной системе обновляются данные о текущих остатках товаров) и в различных срезах (по магазинам, складам, поставщикам, количеству, сумме и пр.) вверенный ему ассортимент. Такой подход поможет делать более точные прогнозы продаж.

Кроме того, на объем продаж и, следовательно, на объем заказа влияют такие факторы, как сезонность, рекламная активность,праздники, погодные факторы и многое другое. Менеджер по закупкам должен по возможности отслеживать и их влияние. Например, полезно иметь график сезонных изменений продаж для каждой группы товаров, чтобы учитывать эти показатели при заказах.

Количество заказываемых товаров должно полностью обеспечивать устойчивость ассортимента торгового предприятия и бесперебойную продажу товаров до очередного их поступления от поставщика и при этом не допускать образования излишних запасов. Однако поставщик может задержать поставку или доставить меньшее количество товара, покупатель может купить больше или меньше, поэтому для поддержания уровня продаж необходимо иметь страховой запас. Страховой запас товаров предназначен для того, чтобы при непредвиденном всплеске спроса на тот или иной товар, а также в случае существенных задержек поставок обеспечить стабильность ассортимента. Особенно важно иметь страховой запас для бестселлеров.

В заключение сравним состав действий менеджера по закупкам торгового предприятия при осуществлении закупок разного вида.