Обзор возможностей автоматизации управления закупками в 1С ERP (УПП)

Программа 1с предприятие управление закупками — это система, позволяющая автоматизировать все уровни  учета работы предприятия. Одной из подсистем программы является подсистема «Закупки».

Ее функционал позволяет решать задачи автоматизации закупок, прогнозирования спроса и оптимизации запасов. Что в свою очередь обеспечивает бесперебойный процесс производства и реализации продукции или товаров.

Автоматизации закупок с помощью 1С:ERP сокращает время на обработку и подготовку заказа, снижает расходы на закупку, повышает эффективность работы сотрудников.

Все документы по автоматизации процесса закупок – в разделе «Закупки».

Подсистема «Закупки» позволяет осуществлять:

• регистрацию условий работы с поставщиками и контролировать их выполнение;
• планировать и отражать закупки товаров от поставщиков;
• контролировать сроков поставок товаров;
• анализировать причины отклонений и сбоев поставок;
• вести взаиморасчеты с поставщиками;
• следить за расходованием денежный средств и своевременностью расчетов с поставщиками.

Пользователь настраивает параметры ведения учета закупок по своему усмотрению – в разделе «НСИ и администрирование» — «Закупки».

В 1C:ERP реализовано три концепции управления запасами:

1. Планирование – при длительных сроках поставки.
2. Удержание в заданном диапазоне –при коротких сроках поставок.
3. Заказ под заказ – формирование заказ в соответствии с потребностями предприятия.

Для включения опции определения потребности предприятия в номенклатуре (товарах, продукции и т.д.) выполняется настройка в разделе «НСИ и администрирование».

Настройки поддержания запасов и потребностей номенклатуры

Настройка «Обеспечение потребностей», позволяющая включить расширенные настройки программы, расположена в разделе «НСИ и администрирование» — «Склад и доставка», подраздел «Обеспечение потребностей».

Настройка позволяет использовать определение потребностей в упрощенном и расширенном вариантах.

Упрощенное – потребности обеспечиваются заказами поставщикам, на основании данных по заказам на отгрузку и для поддержания остатка номенклатуры на складе.

Расширенное – позволяет использовать различные семы определения потребностей в номенклатуре, с учетом сроков и интервалов поставки, с заданным методом определения запасов номенклатуры.

Для управления закупками в 1С:ERP пользователь задает настройки:

• «Параметры поддержания запасов»;
• «Способы обеспечения потребностей».

Параметры настройки задаются в карточке номенклатуры или склада в разделе «НСИ и администрирование», справочники «Номенклатура» и «Склады и магазины».

Пример перехода к настройкам из справочника «Склады и магазины».

Эти же настройки можно открыть из карточки «Номенклатура» в разделе «НСИ и администрирование».

Управление запасами в 1С:ERP осуществляется с помощью методов поддержания запасов – «Параметры поддержания запасов». Программа позволяет назначить свой вариант для каждой номенклатуры. С их помощью определяются, в какой момент времени и в каком количестве сформировать заказ поставщику.

Откройте карточку склада в разделе «НСИ и администрирование» — «Склады и магазины». – гиперссылка «Настройка поддержания запасов».

Настройка выполняется для пары «Номенклатура» — «Склад».

Откроем карточку с настройками. В нашем примере «Номенклатура» — «Кондиционер ВК-2300», «Склад» — Магазин «Бытовая техника».

Метод обеспечения запасов в ERP может быть определен по одному из вариантов:

• Min-max;
• По норме;
• По статистике;
• Обеспечение заказов по отгрузке;
• Страховой запас.

Еще одним из параметров управления запасами в 1C:ERP, является настройка «Способы обеспечения потребностей», устанавливающая источники и способы удовлетворения потребности в номенклатуре – система определит когда и в каком количестве удовлетворить ту или иную потребность. Она также может быть открыта из карточки «Склад» или «Номенклатура».

Пользователь может настроить для заданной номенклатуры:

• Способ удовлетворения потребности – закупка, перемещение, сборка, производство (собственными силами или силами переработчика);
• Срок исполнения заказа на поставку, перемещение и т.д.
• Обеспечиваемый период;
• Гарантированный срок отгрузки;

Правило формирования заказов – регулярно, по графику или определенным датам.

Сочетание настройки параметров поддержания запасов и способов обеспечения потребностей образуют единый механизм в системе планирования и формирования всех существующих типов заказов в 1С:ERP.

Поставщики и цены поставщиков

Прикладное решение 1С:ERP позволяет регистрировать условия закупок, определив правила работы с поставщиками в соглашениях – раздел «Закупки» — «Соглашения с поставщиками».

Программа дает возможность регистрировать пользователю цены поставщиков и конкурентов, сравнивать и анализировать их. При необходимости пользователь может использовать номенклатуру поставщиков. В случае если номенклатура у нас и у поставщика разная, то выполнив настройку, можно использовать номенклатуру поставщика.

Настройка выполняется в разделе «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Номенклатура».

Предприятие может закупать одну и туже номенклатуру у разных поставщиков, и она у них может отличаться. В этом случае удобнее использовать номенклатуру поставщиков. Если планируется загружать номенклатуру из прайсов поставщиков, то данная настройка также необходима.

Программа 1С:ERP позволяет вносить номенклатуру несколькими способами:

• вручную;
• при загрузке документов «Заказ поставщику», «Приобретение товаров и услуг»;
• при загрузке прайс листов поставщика.

Номенклатура поставщика доступна из карточки контрагента – кнопка «Еще» — «Номенклатура поставщика».

Используя настройку «Номенклатура поставщика», программа 1С:ERP позволяет в карточке номенклатуры поставщика установить соответствие нашей номенклатуре. Например, в прайсе поставщика номенклатура записана как «Мойка С-789. Металлическая», а у нас она внесена как «Мойка С-789».

Цены поставщиков в программе фиксируются с помощью документа «Регистрация цен поставщиков». Его можно ввести несколькими способами. Оформить на основании закупки или заказа, а можно используя рабочее место в разделе «Закупки» — «Цены поставщиков (прайс листы)».

Здесь можно изменить цены поставщика и загрузить прайс из внешнего файла. При изменении цен и загрузке прайс-листа, система автоматически сформирует документ «Регистрация цен поставщика». Он доступен из данного рабочего места по гиперссылке «Изменение цен».

Программа 1С:ERP позволяет сравнивать и анализировать цены поставщиков, формировать отчеты по анализу цен и определять у какого поставщика выгоднее на данный момент сделать заказ.

1С:ERP в своем функционале имеет большое количество отчетов по закупкам – раздел «Закупки» — «Отчеты по закупкам».

Для примера рассмотрим отчет «Условия закупок». Он позволяет проанализировать цены поставщиков, и в случае, если один и тот же товар закупается у разных поставщиков – выбрать оптимальный вариант.